В рабочем процессе невозможно избежать совещаний. И не всегда их проводит руководитель. Инициируете собрание с начальством? Подготовьтесь к его проведению как следует.
1. К совещанию нужно готовиться
Как и любое мероприятие, совещание требует подготовки. Это первое и важное правило подтверждает и генеральный директор австралийской компании AirService Доминик Брессан:
«Для меня ключом к проведению плодотворного совещания всегда является подготовка: понимание возможных проблем, точное представление о других участниках совещания, об их позициях, о том, кто именно принимает решения и, возможно, даже о каких-то общих интересах. Как-то раз на совещании один из участников постоянно называл меня чужим именем. Это оставило не лучшее впечатление».
2. Точно определите цель совещания
Хорошо понимайте цель совещания: не следует предлагать провести встречу просто для того, чтобы «поговорить». Подготовьте четкий перечень вопросов. Что вы хотите обсудить? Это важно, поскольку помогает удерживать разговор в нужном русле, не отвлекаться и помнить о предмете обсуждения.
3. Заранее высылайте перечень вопросов
Если вы хотите получить конкретный ответ от начальника и совещание не срочное — пришлите руководителю список вопросов хотя бы за 24 часа до совещания вместе с кратким описанием результатов, которые хотите получить. Так совещание пройдёт куда продуктивнее.
4. Сначала давайте ответ, а уж затем подробности
Если начинать встречу с изложения предыстории, это может вызвать путаницу, скуку, а то и неразбериху, какие из излагаемых сведений действительно важны. Начинать разговор с ответа советует и Джоэл Монтгомери, управляющий директор компании Affiniti:
«Если вы начнете разговор с ответа, то получите все мое внимание с самого начала. Я буду заинтересован в подробностях, потому что буду понимать, зачем вы их приводите. Это повысит вероятность плодотворного разговора, поскольку я буду воспринимать ваши слова с большим пониманием».
5. Делитесь своими идеями
Если цель собрания — рассказать о каком-то событии, то потрудитесь представить и свои идеи выхода со сложившейся ситуации. Время очень ценно — руководитель будет рад тому, что вы уже ищите пути выхода.
6. Все обосновывайте
Помните о цифрах: большинство директоров уделяет много внимания цифровым критериям. О чем бы вы ни говорили, им, вероятно, захочется копнуть поглубже, чтобы получить общее представление о количественных показателях.
«Я считаю, что любой вывод, предложение или решение можно обосновать или измерить с помощью данных, так что не следует приходить на совещание без кучи цифр, которые могли бы подтвердить сделанные вами выводы и дать представление о ваших решениях», — советует Джоэл МакДональд, генеральный директор Swift.
7. Обязательно делайте пометки
Делайте пометки. Это показывает ваш интерес к предмету разговора и серьезность вашего восприятия. В подтверждение — комментарий генерального директора TomCar Дэвида Брима:
«Пометки очень многое говорят о ваших намерениях, а также позволяют зафиксировать содержание встречи, чтобы можно было ссылаться на него в дальнейшем».
8. Подведите итоги
Поблагодарите всех присутствующих за потраченное время и вкратце изложите все действия, которые должны быть сделаны по результатам обсуждения (как с вашей стороны, так и со стороны начальства). Четко проговорите, какой результат необходим и когда он должен быть достигнут.
Источник: www.work.ua
